Iată o listă cu cele mai des întâlnite metode convenționale pentru gestionarea timpului. Când zic metode convenționale, presupunem că timpul trece la fel pentru toată lumea, nu ai cum să-l oprești, așa că ce-ți rămâne este doar să-l gestionezi prin aceste metode.
Iar la final vei vedea ce este cu acea (+1) metodă și cum putem face tranziția către metode superioare de gestionare a timpului.
(1) Să faci liste de acțiuni (to-do lists)
David Allen a promovat acest concept în metodologia GTD (Getting things done). Odată ce ți-ai notat pe o listă acțiunile pe care le ai de făcut într-o zi, crește probabilitatea ca acele acțiuni să fie făcute. Implicit și mintea observă mai multe oportunități, încă de la începutul zilei, despre cum se vor îndeplini acele acțiuni și te va susține pe tot parcursul zilei să le finalizezi.
(2) Alege prioritățile, evită ce nu este necesar
Aici putem lua în considerare principiul Pareto, sau regula 80/20 care spune că aproximativ 80% din efecte sunt cauzate de 20% din efort. De exemplu, într-o campanie de strângere de fonduri, 80% se vor aduna din partea a 20% din donatori. Nu înseamnă că restul nu contează sau nu trebuiesc luați în seamă, dar focusul principal trebuie pus pe cei 20%.
(3) Nu mai pierde timpul (pe internet, cu știri, cu jocuri)
E de la sine înțeles acest punct, nu voi intra prea mult în detalii.
(4) Folosește-te de timpii morți (când ești pe drum, în tranzit, sau așteptând pe cineva)
Pentru mine, personal, pot spune că una din cele mai des folosite tehnologii este handsfree-ul la mașină. De multe ori când a trebuit să dau mai multe telefoane într-o zi, le lăsam pentru timpii de tranzit de acasă la birou. Iar cum în ziua de azi, când suntem atât de conectați prin toate dispozitivele electronice, nu avem nicio scuză că nu am putea folosi acești timpi morți.
Vom înțelege spre finalul listei cum putem evita folosirea tehnologiei pentru a nu pierde timpul.
(5) Fii atent atunci când vorbești; încearcă să asculți, să rămâi tăcut, să comentezi cu atenție
De câte ori ai simțit să comentezi sau să intervii când nu era neapărat nevoie? Sau de câte ori ai crezut că ai ceva mai deștept de zis într-o conversație și a trebuit s-o spui?
Din cele 10 tipuri de semințe pe care le putem planta, 4 sunt alocate vorbitului: vorbă cu integritate, vorbă care aduce oamenii împreună, vorbit cu blândețe și vorbit cu sens. Este evident că mult timp și energie se consumă prin actul vorbirii. Pentru a fi siguri că nu pierdem timpul, ajută să mărim timpii în care rămâi tăcut, iar dacă chiar e nevoie să intervii, o poți face cu mai multă atenție.
(6) Fii eficient; leagă și suprapune activități
E o vorbă la noi, să ”împuști 2 iepuri dintr-un foc”. Nu iese de fiecare dată, dar când se întâmplă, chiar ai un sentiment fain de satisfacție.
(7) Fă-ți un obicei de a finaliza lucrurile începute
Este evident că acesta este scopul gestionării timpului, să termini lucrurile pe care le începi. Are legătură cu a fi mai productiv. Finalizarea lor nu este folositoare doar pentru scopul lor în sine ci și pentru liniștea ta mentală. Când reușești să închizi toate buclele deschise, mintea se liniștește și ești mult mai dispus să abordezi noi și noi activități.
(8) Menține ordine la birou și acasă
Ordinea exterioară este o reflexie a ordinii interioare. Se susțin una pe alta. Dacă în mediul tău este ordine, este mult mai probabil ca și mintea să fie ordonată și să abordeze sistematic toate activitățile în timpul disponibil.
(9) Relaxează-te când ai nevoie: învață să te relaxezi
O altă tehnică de productivitate (Pomodoro) spune că mintea se poate focusa cel mai eficient într-un interval de 25 de minute. Iar dacă poți lucra în 4 intervale de 25 de minute, despărțite de scurte pauze de 5 minute, vei gestiona mult mai bine energia ta și vei câștiga per total mai mult timp. La finalul celor 4 intervale, o pauză mai lungă ( aprox 15 minute) e recomandată.
Tendința multora dintre noi este să fim mereu implicați într-o activitate, iar când nu avem nimic de făcut, devenim neliniștiți. Așadar, o pauză conștientă, în care doar te relaxezi, te poate scuti de mult timp pierdut în activități neclare, sau în care atenția îți sare sare prea mult la alte lucruri.
(10) Dormi suficient: ai grijă de somnul tău
De când a început pandemia a devenit populară o nouă ocupație: sleep coach (antrenor de somn). Până acum un an de zile nici nu știam că există asemenea meserie, dar când unul din prietenii mei și-a deschis un site pe acest domeniu, am realizat că această provocare este mai des întâlnită decât credeam.
A te odihni suficient este complementar cu relaxarea conștientă de la punctul (9). Efectul fiind, mai multă energie și focus pentru finalizarea activităților la timp.
(11) Evitarea conflictelor și tensiunilor (cele mai mari scurgeri de timp)
Chiar dacă momentele conflictuale nu pot fi evitate mereu ( pentru că fac parte din lumea în care trăim ), totuși ele nu durează mai mult de câteva minute efectiv. Dar ceea ce consumă timpul de pe urma lor sunt resentimentele. Toate gândurile care încep să rumineze în minte despre situația conflictuală, sunt mari consumatoare de timp.
(12) Fii atent la noile angajamente pe care le faci; ia-le cu atenție în considerare înainte să dai un răspuns!
O calitate foarte prețioasă a unui manager în ziua de azi, este să fie atent la ce-și poate asuma și ce nu. Dacă își asumă mai mult de cât poate duce și în același timp pune și multă valoare pe integritate, mereu va fi un conflict în mintea lui pentru că nu reușește să termine la timp cele asumate.
Așa că un răspuns simplu ”Nu acum”, poate salva mult timp și asigura capacitatea optimă de muncă pentru cele asumate deja.
Iar pe final, cireașa de pe tort…
(13) Fii conștient de implicațiile pe termen lung: priorități majore, angajamente; deciziile majore despre cum să-ți trăiești viața
Aceasta este deja una din metodele care intră în sfera tiparelor mentale ( sau a semințelor). Angajamentele pe termen lung, valorile după care îți ghidezi acțiunile nu se construiesc de pe-o zi pe alta. Ele înfloresc în mintea ta în funcție de micile alegeri conștiente pe care le faci zi de zi. Iar aceste valori după care îți orientezi viața se vor regăsi în orice activitate pe care o desfășori.
De aceea, chiar și alegerea unor unelte de gestionare a timpului din cele amintite de mai sus, poate fi influențată de aceste valori.
Iar aici vom da 3 mari direcții principale pe care le vom detalia mai mult în cursul care începe pe 11 septembrie:
A) Renunțare – nu este genul de renunțare la bunuri, lucruri și activități în sensul de a te debarasa de ele. Ci este genul de renunțare la ce nu funcționează. Această renunțare survine de obicei când intervine un dezastru sănătos în viața ta (cum e un virus) și realizezi că ceea ce ai făcut până atunci nu mai este valabil în a te scoate din impasul momentului. Atunci renunți să mai atribui însemnătate metodelor convenționale și cauți o cale care abordează direct cauzele situației.
B) Înțelegere corectă ( concepție corectă) – este genul angajament în continuarea studiului felului cum funcționează realitatea. Aici sunt 2 aspecte ce contează: interdependența ( sau semințele) și vacuitatea ( lipsa de existență proprie a realității). Perpetuarea acestei înțelegeri aduce multă claritate și direcție în tot ceea ce-ți propui să realizezi. Nu vei mai depune eforturi fără rost în direcții care nu presupun și perpetuarea tiparelor mentale.
C) Generarea compasiunii – este similară cu renunțarea, doar că este țintită asupra tuturor celor din jur. Acesta este sentimentul pe care-l ai când vezi mulți oameni din jurul tău că au provocări majore în viața lor și îți dorești să faci ceva pentru a-i ajuta (în mod eficient). Acesta este combustibilul din care izvorăște toată creativitatea ta în munca pe care o vei desfășura zi de zi. Iar o muncă plină de creativitate automat devine eficientă, timpul nu este irosit nicio secundă.
Cam astea sunt cele 12+1 metode despre gestionarea timpului pe care am vrut să ți se amintesc în acest articol.
Poți continua și tu lista? Care din ele ți s-au părut cele mai eficiente în munca ta?
Mai multe despre cele 3 direcții principale și despre perpetuarea tiparelor mentale voi detalia în cursul ”Gestionarea timpului prin arta conversației interioare”. Multe din primele 12 tehnici deja le facem cu toții într-o măsură mai mare sau mai mică. Nu sunt toate noi sub soare. Problema cu ele este că nu ne putem baza de fiecare dată pe ele, pentru că ele nu funcționează de la sine. Orice metodă convențională ca să dea roade, are nevoie de un tipar mental aferent. Iar lucru cu tiparele mentale vom exersa pe toată perioada cursului care începe în luna septembrie.
Dacă ar fi să facem o comparație între metodele convenționale și sistemul semințelor, ar fi precum diferența între fizica newtoniană și fizica cuantică. Într-o anumită măsură vom avea nevoie în continuare să respectăm legile fizicii newtoniene în viața de zi cu zi, dar când trecem la fizica cuantică, regulile se schimbă. Multe din legile care credeam că funcționează înainte acum nu mai au efect.
Iar despre timp, vom înțelege că el este tot o percepție a noastră. El nu are o natură proprie, nu se scurge la fel pentru toți și nici chiar pentru tine în diferite contexte. Percepția timpului poate fi alterată dacă înțelegem tiparele care generează această percepție. Repet, metoda de gestionare a timpului prin sistemul Șlefuitorului, este cât se poate de neașteptată și contra intuitivă cu multe sisteme convenționale.
Spor în toate!
